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Assistant(e) de Direction Présidence à Pessac

Secteur d'Activité : Direction Générale

Posté le 30 septembre 2020

Pour accompagner la Présidence, nous recherchons :
Un(e) Assistant(e) de Direction auprès de la Présidence

Vous assurez, à travers vos excellentes capacités relationnelles, l'interface avec les interlocuteurs internes et externes de haut niveau.


Vos missions principales seront les suivantes :
L’assistanat / le secrétariat classique :
•Gérer l’agenda du Président (prise de rendez-vous, planning, notes de frais…) dans un contexte mouvant et complexe,
•Assurer l’accueil de ses visiteurs,
•Traiter les appels téléphoniques : filtrer et orienter les appels et demandes diverses,
•Préparer les réunions : recherche d'informations auprès des équipes, documentation, création de documents Powerpoint, réservation de salle et de matériel, invitation des personnes concernées, éventuellement prise de notes, etc.
•Traiter les correspondances diverses (courriers et emails) : prendre les messages et prendre connaissance de ses mails urgents, préparation des réponses selon instruction

La préparation de documents selon instructions : Rédaction de référentiels et de procédures (déplacements, manifestations etc.) ; Tenue de la documentation de la Direction Générale, classement, tri de documents.

La gestion des déplacements professionnels en lien direct avec la gestion de l’agenda : réservation des transports, restaurants, coordination de l’organisation des repas organisés au siège du groupe

Le suivi des partenariats : gestion administrative des documents, suivi mensuel des conventions

L'interface avec les interlocuteurs internes et externes de haut niveau : rédaction de mails d’information, rappels liés à la Présidence ; Faciliter la communication siège social / réseau, et partenaires institutionnels.

Vous êtes issu(e) d’une formation de niveau Bac+2 minimum, et avez acquis une expérience similaire réussie de 5 à 10 ans dans un environnement dynamique et exigeant (références impératives).

Vous avez le sens de l'organisation et vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur. D'excellentes capacités relationnelles, le sens du service client ainsi que la discrétion sont des qualités nécessaires pour appréhender ce poste.

Compétences clés : 
Réactivité, fiabilité et disponibilité,
Sens de l’organisation et gestion des priorités,
Excellente expression orale et écrite
Excellentes aptitudes relationnelles, souplesse d’esprit et capacité d’adaptation
Haut niveau de confidentialité
Fortes capacités d’adaptation.

Compétences métiers : 
Maîtrise parfaite du Pack Office Microsoft
 

Le groupe en quelques chiffres

chiffre-groupe-DR-2020
chiffre-groupe-collaborateurs-2020
chiffre-groupe-2020

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